HELP Forsikrings personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan HELP Forsikring samler inn og bruker personopplysninger.

HELP Forsikring, ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1.ledd).

1. Nettbasert behandling av personopplysninger

Juridisk direktør har det daglige ansvaret for HELP Forsikrings nettbaserte behandlinger av personopplysninger på www.help.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsiden å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester som å motta nyhetsbrev, benytte del- og tipstjenesten og så videre. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Byte er HELP Forsikrings databehandler, og er vår totalleverandør for utvikling, drift og vedlikehold av nettstedet. Samarbeidet er regulert av en databehandleravtale.
Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettstedet, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun HELP Forsikring og Byte som har tilgang til opplysningene som samles inn.

Nettstatistikk

HELP Forsikring samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på help.no, helpforsikring.dk og helpforsakring.se. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler først inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.
Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på vårt nettsted. Informasjon fra dette verktøyet utleveres ikke fra HELP Forsikring til andre aktører.

Verktøyet er satt opp slik at informasjonskapsler ikke benyttes. Vi respekterer også innstillinger for ”Do Not Track” i brukerens nettleser (gjelder headerne X-Do-Not-Track og DNT). Funksjonen for Do Not Track er inkludert i de fleste nye nettlesere. Den kan alternativt legges inn av brukeren selv.

Informasjonskapsler (cookies)

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside, slik som help.no. HELP Forsikring bruker ikke informasjonskapsler til å generere statistikk og vi kan dermed ikke spore din bruk av nettstedet tilbake til deg som enkeltperson.
Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene. Denne bestemmelsen kom med den reviderte ekomloven fra 2013 og ble kalt «cookie-paragrafen» (ekomloven § 2-7b).

Følgende informasjonskapsler brukes på help.no:
• _utma
_utmb
_utmc
_utmz
_dc_gtm

Dette er informasjonskapsler fra Google Analytics. Disse brukes for å gi oss informasjon om hvordan nettstedet brukes.

HELP Forsikring bruker Google Analytics som verktøy for å få et bilde av hvordan besøkende bruker nettstedet. Google Analytics bruker informasjonskapsler for å samle inn trafikkinformasjon i en anonymisert form om hvordan besøkende bruker nettstedet, for eksempel: antall sidevisninger, antall besøk, hvordan besøkende kom inn på nettstedet. Formålet er å kunne gi relevant og god informasjon til besøkende slik at nettstedet vårt skal bli så brukervennlig som mulig.
Trafikkinformasjonen lagres hos Google Inc. IP-adresser blir lagret, men kan ikke spores individuelt tilbake til bruker.

Google AdWords

HELP Forsikring bruker cookies fra Google for å kunne gi våre brukere/kunder relevant markedsføring og en god brukeropplevelse.

Likeledes brukes følgende informasjonskapsler for å analysere trafikken på nettstedet:
• hjIncludedInSample (Informasjonskapsel fra Hotjar, for mer informasjon: https://www.hotjar.com/cookies)
• disqus_unique (Informasjonskapsel fra dialogprogrammet Disqus, for mer informasjon: https://help.disqus.com/customer/portal/articles/466235-use-of-cookies) Denne informasjonskapselen brukes på anonyme besøkende i statistisk øyemed.
• NSC_O10_wt_mc_ifmq

Søk

HELP Forsikring lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i vår database, og de blir bare lagret i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene.
Nyhetsbrev
Du kan abonnere på nyhetsbrev slik at du mottar e-post fra oss når vi publiserer ny informasjon på help.no. For at vi skal sende e-post til riktig abonnent, må du registrere navn og e-postadresse. Disse opplysningene lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.

2. Saksbehandling og arkiv

HELP Forsikring bruker NIS arkiv- og saksbehandlersystem NIS er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren NTC som følger offentlige standarder. HELP Forsikring er delegert det daglige ansvaret for systemet og manuelt arkiv, og at det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av dette. Respektive avdelingsledere følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene.

HELP Forsikring behandler personopplysninger for å ivareta kundens interesser i forbindelse med utøvelse av advokatvirksomhet i tråd med forsikringsvilkårene.
Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningens regler. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger.

Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.
Recall oppbevarer HELP Forsikrings arkiv over dokumenter mottatt per post. Samarbeidet er regulert av en databehandleravtale og Recall utleverer ikke opplysninger til tredjeparter.

3. E-post og telefon

HELP Forsikring benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å ivareta forsikringskundenes interesser. Juridisk direktør har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se ”Saksbehandling og arkiv).

HELP Forsikrings medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte advokat/advokatfullmektig/servicemedarbeider er ansvarlig for å arkivere relevant e-post i digitale saksmapper tilhørende den enkelte sak, og ellers.slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Det sendes ikke sensitive personopplysninger med e-post, uten forsikringskundens samtykke. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Komplett logg slettes etter ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres. Telefonsamtaler til vår veiledningstjeneste telles i anonym form.

4. Besøk i HELP Forsikrings lokaler

Ved besøk i HELP Forsikrings lokaler registreres den besøkendes navn i resepsjonen, og besøket meldes per SMS til den ansatte som mottar besøk. Besøksloggen slettes etter to døgn.

5. Opplysninger om ansatte

HELP Forsikring behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar i henhold til personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er økonomidirektøren som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på tilsynets nettsider.

Alle stillingssøknader blir lagret hos HELP Forsikring i ca. ett år før de makuleres. Det er juridisk direktør som er ansvarlig for dette.
Unntak:
Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem.
Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (det vil si at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Personalmapper skal avleveres til Arkivverket.

6. Annen relevant lovgivning

I tillegg til personopplysningsloven har blant annet følgende lover betydning for HELP Forsikrings behandling av personopplysninger.
Arkivloven gir regler om hvordan arkivskaper skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon.
Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn vil bli behandlet, herunder hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.
SIS-loven (Schengen informasjonssystem versjon II) har egne bestemmelser for innsyn i opplysninger. Se vår nettside for informasjon om dette (lenke).

7. Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. HELP Forsikring har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av HELP Forsikrings systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger HELP Forsikring ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

8. Personvernombud

All behandling av personopplysninger i offentlig og privat sektor reguleres av personopplysningsloven. Loven skal ivareta borgernes krav på personvern ved at personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn. Datatilsynet ønsker å heve bevisstheten og kunnskapen om personvernlovgivningen. Med hjemmel i personopplysningsforskriften har tilsynet bygget opp en ordning med personvernombud.

HELP Forsikring har et eget personvernombud som bistår med veiledning slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket.

9. Kontaktinformasjon

Har du spørsmål om vår behandling av personopplysninger, kan du ta kontakt med oss. 

  • E-post: personvern@help.no
  • Telefon: +47 22 99 99 99
  • Postadresse: HELP Forsikring v/personvernombud, Postboks 1870 Vika, 0124 Oslo