Personvernerklæring

Oppdatert januar 2019

HELP Forsikring AS («HELP») tilbyr advokattjenester gjennom forsikringsordninger. For at vi skal kunne gjøre jobben vår og oppfylle vårt formål, er vi avhengig av å benytte flere personopplysninger. 

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan HELP samler inn og bruker bestemte personopplysninger.

HELP, ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Det er opprettet et eget personvern i HELP, kontaktinformasjonen fremgår nederst i denne erklæringen. 

Hvorfor og hvordan behandler vi dine personopplysninger? 

HELP behandler personopplysninger for å administrere kundeforhold, i forbindelse med saksbehandling og i forbindelse med drift av vår virksomhet. Vi samler inn personopplysninger i følgende tilfeller: 

•    Etablering av kundeforhold for advokatforsikring – individuelle forsikringer
•    Etablering av kundeforhold for advokatforsikring – kollektive forsikringer
•    Etablering av kundeforhold for boligkjøperforsikring
•    Administrasjon av kundeforhold og kundeservice
•    Saksregistrering og saksbehandling
•    Rekruttering av ansatte 
•    Kontaktpersoner hos samarbeidspartnere, leverandører og lignende
•    Besøk i våre kontorlokaler

Etablering av kundeforhold for advokatforsikring – individuelle forsikringer

HELP tilbyr advokatforsikring for individuelle kunder. Advokatforsikring bestilles via vår nettside For å etablere kundeforhold vil HELP behandle kontaktopplysninger og fødselsdato om deg som kunde. Behandlingen er begrunnet i oppfyllelse av forsikringsavtalen med deg – GDPR artikkel 6(1)(b). Opplysningene lagres så lenge kundeforholdet løper og i 5 år etter kundeforholdet opphører.

Etablering av kundeforhold for advokatforsikring – kollektive forsikringer

Dersom du har kjøpt advokatforsikring hos HELP gjennom en fagforening, organisasjon eller lignende, vil den aktuelle foreningen eller organisasjonen sende oss personopplysninger om alle medlemmer som er omfattet av forsikringen. HELP vil registrere kontaktinformasjon og fødselsdato for å opprette et kundeforhold for hvert enkelt medlem som skal ha advokatforsikringen. Behandlingen er begrunnet i oppfyllelse av forsikringsavtalen med deg – GDPR artikkel 6(1)(b). Opplysningene lagres så lenge kundeforholdet løper og i 5 år etter kundeforholdet opphører.

Dersom du har kjøpt advokatforsikring hos HELP gjennom en fagforening vil HELP også behandle opplysninger om ditt fagforeningsmedlemskap. Behandlingen av denne personopplysningen er begrunnet i GDPR artikkel 9 (2)(a). Gjennom kjøp av advokatforsikring gjennom din fagforening samtykker du til at HELP behandler denne personopplysningen om deg.

Etablering av kundeforhold – boligkjøperforsikring

HELP tilbyr boligkjøperforsikring. Forsikringen kjøpes gjennom eiendomsmegler i forbindelse med kjøp av bolig. Dersom du har kjøpt boligkjøperforsikring hos HELP vil HELP motta kontaktopplysninger og opplysninger om boligen, inkludert salgspris, fra eiendomsmegler. Behandlingen er begrunnet i oppfyllelse av forsikringsavtalen – GDPR artikkel 6(1)(b).

Dersom du kjøpte boligkjøperforsikring etter 1. januar 2017 oppbevares opplysningene i 5 år og 3 måneder etter overtakelsesdato, som er varigheten på boligkjøperforsikringen. Dersom du har registrert en sak hos oss innenfor denne perioden vil imidlertid opplysningene lagres i henhold til våre lagringstider for saksdokumenter, se nærmere under.

Dersom du kjøpte boligkjøperforsikring før 1. januar 2017 oppbevares opplysningen i 13 år etter overtakelsesdato, som er varigheten på boligkjøperforsikringen. Dersom du har registrert en sak hos oss innenfor denne perioden vil imidlertid opplysningene lagres i henhold til våre lagringstider for saksdokumenter, se nærmere under.

Dersom du er selger av en bolig hvor kjøper har kjøpt boligkjøperforsikring hos HELP vil HELP også behandle personopplysninger om deg. Personopplysningen som behandles er kontaktinformasjon og salgsobjekt, og lagres på kundeforholdet til vår kunde. HELP har en legitim interesse i å oppbevare disse opplysningene for å administrere forsikringsforholdet med vår kunde. Behandlingen er derfor begrunnet i en interesseavveining etter GDPR artikkel 6(1)(f). Opplysningene lagres i henhold til lagringstider som oppgitt for kjøper.

Håndtering av henvendelser - Nettslett, WebHELP og ID-tyveri

Når brukeren eller eier av telefonabonnementet tar kontakt med HELP for å registrere en sak under forsikringen, vil HELP behandle opplysninger om navn, telefonnummer og opplysninger om nettpubliseringen som er relevant for å rådgi den som er forsikret under forsikringen. Behandlingen er basert på oppfyllelse av forsikringsavtalen, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Det er nødvendig for HELP å behandle opplysningene for å kunne yte bistand og oppfylle våre forpliktelser etter forsikringsavtalen. 

I forbindelse med HELPs bistand i forbindelse med saken, kan det innhentes og behandles personopplysninger som anses som særlige kategorier av personopplysninger etter GDPR artikkel 9. Det er nødvendig for HELP å behandle slike opplysninger for å kunne ivareta kundens interesser, vurdere om det foreligger et rettskrav og eventuelt ta rettslige skritt for å forfølge slikt krav. Behandlingen er derfor basert på GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f, da behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Administrasjon av kundeforhold og kundeservice

I forbindelse med administrasjon av ditt kundeforhold og for å tilby kundeservice vil HELP behandle personopplysninger om deg. Personopplysninger som behandles er betalingsinformasjon, eventuell fakturahistorikk, saker du har registrert, saksdokumenter og opplysninger du meddeler oss gjennom kundeservice. Behandlingen er basert på vår oppfyllelse av forsikringsavtalen med deg – GDPR artikkel 6(1)(b). Opplysningene lagres så lenge du har et kundeforhold hos HELP. Opplysninger som er nødvendige for sakshåndtering lagres i henhold til lagringstider for saker.

Kundeundersøkelser

Som del av vår kundeoppfølging vil vi også sende henvendelser om å gjennomføre en kundeundersøkelse til våre eksisterende kunder. Henvendelse om kundeundersøkelse vil sendes til e-postadressen vi har registrert på deg, og det er frivillig å gjennomføre kundeundersøkelsen. Personopplysningene som du oppgir dersom du gjennomfører kundeundersøkelsen vil anonymiseres etter at undersøkelsen er gjennomført. Det vil derfor ikke lagres noen personopplysninger om deg etter at undersøkelsen er utført.

Behandlingen er basert på en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 (1) f). Vi har vurdert at vi har et legitimt behov i å kartlegge tilfredsheten hos våre kunder, og opplysningene vil anonymiseres. Utsendelse skjer kun til eksisterende kunder etter markedsføringslovgivningen.

Dersom du ikke ønsker å motta henvendelser fra oss om kundeundersøkelser kan du reservere deg mot slike henvendelser ved å henvende deg på kontaktinformasjonen vår som fremgår under.

Saksregistrering og saksbehandling

Egne kunder

Dersom du registrerer en sak hos oss under én av dine forsikringer, vil HELP behandle personopplysninger om deg i forbindelse med saksregistrering og saksbehandling. Personopplysninger som behandles er kontaktinformasjon, fødsels- og personnummer samt personopplysninger som meddeles oss gjennom saksdokumenter du eller andre sender inn. Behandlingen er begrunnet i oppfyllelse av forsikringsavtalen med deg – GDPR artikkel 6 (1)(b).

I enkelte sakstyper kan det behandles spesielle kategorier av personopplysninger etter GDPR artikkel 9. Dette vil typisk være helseopplysninger, for eksempel i forbindelse med personskadesaker. I slike tilfeller behandlingen basert på GDPR artikkel 9 (2)(a) – samtykke fra deg, og GDPR artikkel 9 (2) (f) – nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav. Det er nødvendig å behandle slike opplysninger for å utøve advokatoppdraget på dine vegne.

HELP vil kun behandle personopplysninger som er nødvendige for saksbehandlingen. Dersom vi mottar opplysninger som ikke er nødvendige for saksbehandlingen vil slike opplysninger slettes.

Øvrige involverte

HELP vil også kunne motta personopplysninger om andre enn våre kunder i forbindelse med saksbehandling. Dette kan være kontaktinformasjon til motparter, advokater og andre involverte i sakene vi behandler, samt øvrige personopplysninger som fremkommer av saksdokumentene. Denne behandlingen er basert på HELPs legitime behov i å ha tilgjengelig dokumentasjon for å fastsette eller forsvare et rettskrav, og for å sikre at vår saksbehandling gjøres effektivt og i samsvar med interne rutiner og regler om god advokatskikk. Behandlingen er derfor basert på en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 (1) (f).

Lagringstid

Personopplysninger som behandles i forbindelse med saksbehandling vil minimum lagres så lenge saken er løpende. Etter at saken er endelig avsluttet vil HELP lagre samtlige saksdokumenter i inntil 13 år. Lagringen er begrunnet i HELPs legitime behov i å kunne forsvare seg mot eventuelle krav som kan reises mot HELPs behandling av saken. Lagringen er derfor basert på en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 (1) (f).

Rekruttering av ansatte

Dersom du søker på en jobb hos HELP, vil HELP behandle personopplysninger om deg i rekrutteringsprosessen. Personopplysningene som behandles er kontaktinformasjon samt øvrige opplysninger du meddeler oss i søknaden. I tillegg vil det behandles opplysninger i intervjureferater og samtaler med referansepersoner. I forbindelse med rekrutteringsprosessen er behandlingen begrunnet i at det er nødvendig for å inngå en mulig arbeidsavtale med deg – GDPR artikkel 6 (1)(b).  Dersom din søknad inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 (2)(b).

Etter at rekrutteringsprosessen er avsluttet vil HELP lagre opplysningene i inntil 3 år. Lagringen er i denne perioden begrunnet i HELPs legitime behov i å kunne ha dokumentasjon tilgjengelig for å forsvare seg mot et eventuelt krav fra jobbsøkere som ikke fikk jobb, for eksempel diskriminering. Behandlingen er derfor basert på en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 (1)(f).

Kontaktpersoner hos samarbeidspartnere, leverandører og lignende

Dersom du er kontaktperson hos en virksomhet HELP samarbeider med, vil HELP kunne behandle dine kontaktopplysninger. Behandlingen er begrunnet i HELPs legitime behov i å ha kontaktopplysninger på personer hos samarbeidspartnere og lignende for effektiv samhandling. Behandlingen er derfor basert på en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 (1)(f). Opplysningene lagres så lenge HELP har samarbeid med virksomheten du arbeider i.

Besøkende i HELPs kontorlokaler

Dersom du besøker HELPs kontorlokale vil ditt navn registreres i resepsjonen og besøket meldes per SMS til den ansatte du skal besøke. Behandlingen er basert på HELPs behov for å ha oversikt over besøkende til våre kontorlokaler, og er derfor grunnet på en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 (1)(f). Besøksloggen lagres i 48 timer etter besøket.

Utlevering av personopplysninger

HELP utleverer ikke personopplysningene dine til tredjeparter, unntatt i følgende tilfeller:

• Når det er nødvendig å utlevere disse til domstoler, myndigheter eller motparter

• Når det er enighet mellom HELP og kunden om å dele opplysningene

• Når det er nødvendig for å kunne ivareta dine interesser i forbindelse med en konkret sak overfor tredjepart

• Når det er nødvendig for å overholde en lovbestemt plikt eller for å overholde vedtak fra myndigheter eller domstol

• Når det er inngått avtale med en tjenesteleverandør for å kunne utføre oppdrag på våre vegne

Vi er ansvarlige for personvern og sikkerhet for våre kunder og stiller de samme kravene til våre
underleverandører som når vi behandler personopplysninger selv.

Mottakere utenfor EU/EØS

Foreløpig benytter HELP ingen tjenesteleverandører eller andre mottakere av personopplysninger som er etablert utenfor EU/EØS.

Dersom dine personopplysninger overføres utenfor EU/EØS vil HELP sørge for at det blir truffet hensiktsmessige tiltak for at personopplysningene dine skal være sikret på et adekvat nivå, slik som Europakommisjonens standardiserte avtaleklausuler, bindende interne selskapsregler eller EU-US Privacy Shield).

Dine rettigheter

Du kan kontakte HELP om spørsmål om vi behandler dine personopplysninger. Dersom HELP behandler dine personopplysninger har du rett til å få innsyn i opplysningene om deg. Du kan også ha rett til endring, sletting og begrensning av behandling i enkelte tilfeller. Dine rettigheter kan oppsummeres slik:

i. Innsyn i egne opplysninger: Du har rett til informasjon om hvordan dine personopplysninger behandles og be om informasjon om hvilke opplysninger om deg som behandles. HELP skal også svare på spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger, utlevering av dine personopplysninger og informasjon om hvem som har tilgang til dine opplysninger. Dette er likevel ikke en ubetinget rettighet og andre hensyn kan begrunne en begrensning i retten til tilgang.

ii. Korrigering av personopplysninger: Du kan be HELP om å rette eller supplere opplysninger om deg som er feilaktige eller misvisende. 

iii. Sletting av personopplysninger: Under visse omstendigheter er HELP pliktige til å slette personopplysninger på begjæring fra den registrerte.

iv. Begrensning av behandling av personopplysninger: Under visse omstendigheter er HELP pliktige til å begrense behandlingen av personopplysninger dersom du begjærer om det. I så tilfelle vil de personopplysninger som omfattes behandles kun for visse begrensede og lovbestemte formål.

v. Dataportabilitet: Under visse omstendigheter kan registrerte personer ha rett til å få personopplysninger som gjelder dem og som vi har tilgang til utlevert i et strukturert og allment anvendelig og maskinlesbart format. I så tilfelle kan disse personene har rett til å overføre slike opplysninger til en annen virksomhet uten at HELP hindrer dette.

vi. Protestere mot behandling av personopplysninger: I enkelte tilfeller kan registrerte personer ha rett til å protestere mot behandling av deres personopplysninger, som innebærer at HELP er pliktig til å stanse behandlingen av deres personopplysninger.

vii. Du kan klage på vår behandling av personopplysninger: Vi ber om at du gir HELP beskjed dersom du mener vi ikke behandler personopplysninger i tråd med personopplysningsloven. Slik henvendelse kan rettes til vårt personvernombud, kontaktinformasjon fremgår under.

Du har også rett til å klage over vår behandling av personopplysninger til en tilsynsmyndighet. Kontaktinformasjonen til tilsynsmyndigheten fremgår av www.datatilsynet.no.

Dersom du vil benytte deg av dine rettigheter ber vi om at du kontakter oss via kontaktinformasjonen under.

Krav fra registrerte skal besvares kostnadsfritt og innen tretti (30) dager fra vi mottatt tilstrekkelig informasjon for å kunne behandle din henvendelse. Ved behov kan denne perioden forlenges med to (2) måneder, avhengig av kompleksiteten ved henvendelsen og antall henvendelser. I så tilfelle vil du informeres om forlengelsen og årsaken til forsinkelsen.

Kontaktinformasjon

HELP Forsikring har et eget personvernombud som bistår med veiledning slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket. Vårt personvernombud er Linn Hellum Braathen, og kan kontaktes på personvern@help.no.

Kontaktinformasjon
Ta kontakt med oss hvis du har spørsmål om vår behandling av personopplysninger:
E-post: personvern@help.no
Telefon: +47 22 99 99 99
Postadresse:
HELP Forsikring v/personvernombud
Postboks 1870 Vika
0124 Oslo