HELP

HELP Forsikring er det eneste forsikringsselskapet i Skandinavia med advokathjelp som spesialområde.

Oppdatert 22. september 2017

HELP Forsikring tilbyr advokattjenester gjennom forsikringsordninger. For at vi skal kunne gjøre jobben vår og oppfylle vårt formål, er vi avhengig av å benytte flere personopplysninger. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan HELP Forsikring samler inn og bruker bestemte personopplysninger. 

Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18, første avsnitt).

Behandlingsansvarlig

HELP Forsikring, ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert til andre i HELP, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. 

Nettbasert behandling av personopplysninger

Juridisk direktør har det daglige ansvaret for HELP Forsikrings nettbaserte behandlinger av personopplysninger på www.help.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsiden å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester som å motta nyhetsbrev, benytte del- og tipstjenesten og så videre. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Norse Digital er HELP Forsikrings databehandler, og er vår totalleverandør for utvikling, drift og vedlikehold av nettstedet. Samarbeidet er regulert av en databehandleravtale.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettstedet, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun HELP Forsikring og Norse Digital som har tilgang til opplysningene som samles inn.

Nettstatistikk

HELP Forsikring samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på help.no, helpforsikring.dk og helpforsakring.se. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler først inn hele IP‑adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på vårt nettsted. Informasjon fra dette verktøyet utleveres ikke fra HELP Forsikring til andre aktører.

Verktøyet er satt opp slik at informasjonskapsler ikke benyttes. Vi respekterer også innstillinger for ”Do Not Track” i brukerens nettleser (gjelder headerne X-Do-Not-Track og DNT). Funksjonen for Do Not Track er inkludert i de fleste nye nettlesere. Den kan alternativt legges inn av brukeren selv.

Søk

HELP Forsikring lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i vår database, og de blir bare lagret i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene.

Saksbehandling og arkiv

HELP Forsikring bruker nIS arkiv- og saksbehandlersystem, som er levert av NTC og følger offentlige standarder. HELP Forsikring er delegert det daglige ansvaret for systemet og manuelt arkiv, og at det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av dette. Respektive avdelingsledere følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene.

HELP Forsikring behandler personopplysninger for å ivareta kundens interesser i forbindelse med utøvelse av advokatvirksomhet i tråd med forsikringsvilkårene.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningens regler. 

Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.

Recall oppbevarer HELP Forsikrings arkiv over dokumenter mottatt per post. Samarbeidet er regulert av en databehandleravtale og Recall utleverer ikke opplysninger til tredjeparter.

E-post og telefon

HELP Forsikring benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å ivareta forsikringskundenes interesser. Juridisk direktør har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se ”Saksbehandling og arkiv).

HELP Forsikrings medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte advokat/advokatfullmektig/servicemedarbeider er ansvarlig for å arkivere relevant e-post i digitale saksmapper tilhørende den enkelte sak, og ellers slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Det sendes ikke sensitive personopplysninger med ukryptert e-post, uten forsikringskundens samtykke. I den utstrekning det er behov vil den enkelte ansatte i HELP kunne sende kryptert e‑post, for å unngå at risikoen for at opplysninger av mer sensitiv karakter skal komme på avveie. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert, og oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Komplett logg slettes etter ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres. Telefonsamtaler til vår veiledningstjeneste telles i anonym form.

Besøk i HELP Forsikrings lokaler

Ved besøk i HELP Forsikrings lokaler registreres den besøkendes navn i resepsjonen, og besøket meldes per SMS til den ansatte som mottar besøk. Besøksloggen slettes etter to døgn.

Opplysninger om ansatte

HELP Forsikring behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar i henhold til personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er økonomidirektøren som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på våre nettsider.

Lagring av stillingssøknader

Alle stillingssøknader blir lagret hos HELP Forsikring i ett år før de makuleres. Det er juridisk direktør som er ansvarlig for dette.

Unntak gjelder for alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (det vil si at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Personalmapper skal avleveres til Arkivverket.

Annen relevant lovgivning

I tillegg til personopplysningsloven har blant annet følgende lover betydning for HELP Forsikrings behandling av personopplysninger.

Arkivloven gir regler om hvordan arkivskaper skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn vil bli behandlet, herunder hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.SIS-loven (Schengen informasjonssystem versjon II) har egne bestemmelser for innsyn i opplysninger. Se vår nettside for informasjon om dette (lenke).

I mai 2018 trer EUs nye personvernforordning (General Data Protection Regulation (GDPR)) i kraft, og vil gjelde på lik linje som Norsk lov. HELP Forsikring sørger for at de nye reglene er fullt implementert i virksomheten, før disse trer i kraft. 

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, første avsnitt. HELP Forsikring har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler.

De som er registrert i en av HELP Forsikrings systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger HELP Forsikring ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Vedkommende har som utgangspunkt også rett på å samtlige opplysninger om seg selv slettet, men det kan her forekomme unntak grunnet spesialreguleringer. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Personvernombud

All behandling av personopplysninger i offentlig og privat sektor reguleres av personopplysningsloven. Loven skal ivareta borgernes krav på personvern ved at personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn. Datatilsynet ønsker å heve bevisstheten og kunnskapen om personvernlovgivningen. Med hjemmel i personopplysningsforskriften har tilsynet bygget opp en ordning med personvernombud.

HELP Forsikring har et eget personvernombud som bistår med veiledning slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket.

Kontaktinformasjon

Ta kontakt med oss om du har spørsmål om vår behandling av personopplysninger:

E-post: personvern@help.no 

Telefon: +47 22 99 99 99

Postadresse: HELP Forsikring v/personvernombud

Postboks 1870 Vika

0124 OSLO

Kontakt oss på 22 99 99 99 eller post@help.no